Vytváření elektronických evidencí v archivech souvisí s jejich vybavováním počítači. V první fázi se používaly hlavně textové editory. Jistě si každý vzpomene na Text602. Archiváři s jeho pomocí začali psát dopisy, předávací protokoly, archivní pomůcky a další texty. Postupem času se počty počítačů v archivech zvyšovaly a začaly se i obměňovat za novější typy. Samozřejmě se obměňovalo i programové vybavení. Dnes se používají textové editory MS Word a Wintext602, databázové systémy MS Access a další specializované programy. Dalším krokem je vybavování archivů počítačovými sítěmi.
Činnost archivu lze rozdělit do několika oblastí:
Materiál uložený v archivech se rozděluje do fondů a sbírek. Fond je tvořen z hlediska provenienčního (původcovského) a tím pádem obsahuje různé typy materiálu. Naproti tomu sbírky se vytváří na základě společných vnějších znaků (např. sbírka map a plánů, fotosbírka). Mimo to archivy mají archivní knihovnu, která je tvořena literaturou odbornou a regionální.
Elektronické evidence lze rozdělit na základní a ostatní. Knihy a periodika uložené v archivních knihovnách se evidují za pomoci hlavně komerčních knihovních aplikací.
Z dalších typů komerčního softwaru se využívají dokumentační systémy (Hyparchiv), správce informací (TreeInfo) a fulltextové systémy (ByllBase).
Evidence archiválií na úrovni fondů a sbírek a evidence archivních pomůcek jsou povinnými evidencemi archivu. Data každý archiv vždy začátkem kalendářního roku postupuje Archivní správě Ministerstva vnitra (dále AS MV) a následně je celostátní databáze distribuována všem archivům. K tomu slouží aplikace AS MV s názvem PEvA vytvořená v prostředí Microsoft Visual FoxPro 3.0.
Dalšími programy vytvořenými AS MV jsou Registr firem, který jako datový základ používá údaje Českého statistického úřadu a slouží předarchivní péči k přehledu o potenciálních původcích. V minulých letech proběhla celostátní akce jejíž účelem bylo pořídit evidenci pečetí a typářů. K tomu byla vytvořena aplikace Pečetě. Obě aplikace jsou naprogramovány v prostředí FoxPro 2.5.
Mimo tyto aplikace vytvářené a distribuované AS MV se archivy snaží s pomocí výpočetní techniky budovat další evidence. Tyto evidence vznikají svépomocí, ve spolupráci s firmami nebo jako zakázka na informační systém archivu.
Jedná se hlavně o evidence rozdělené podle typů archiválií (např. mapy a plány, kroniky, listiny), dále o evidence v oblasti předarchivní péče (evidence spisoven původců) nebo badatelské agendy (badatelské listy, badatelské dotazy).
Některé archivy si vytvářejí evidence svépomocí, hlavně v prostředí Microsoft Access. Mohu jmenovat Státní okresní archiv Trutnov, kde počítačový technik vytváří aplikace. Ty jsou stažitelné na internetových stránkách archivu. Podmínkou pro vytváření evidencí svépomocí je osoba počítačového technika nebo archiváře zajímajícího se o počítače. Takových lidí se v českých archivech mnoho nevyskytuje.
Jiné archivy se rozhodly využívat programy komerčních firem. Mezi tyto firmy patří Bach systems z Olomouce, který se zabývá programovým vybavením pro archivy, muzea a podnikové archivy. Nebo firma DLG Computers, která dodává Státnímu ústřednímu archivu aplikaci Janus 2000 pro evidenci a inventarizaci fondů.
Poslední skupinou je vytvoření komplexního archivního informačního systému, kde jsou mi známy dva případy - Archiv hlavního města Prahy a Státní okresní archiv Jihlava.
Mimo evidenci archiválií formou textového popisu se archiváři postupem času začali zabývat myšlenkou digitalizace archiválií. Hlavními důvody k tomuto kroku je ochrana fyzického stavu archiválií, rychlejší přístup, možnost tisku kopie bez manipulace s originálem, ochrana proti odcizení. K této problematice zaujala stanovisko AS MV v metodickém pokynu AS/1-3518/98 s názvem Metodický pokyn k využívání digitálních reprodukčních technologií v archivní praxi, který považuje digitalizovanou archiválii za studijní kopii. Pro tvorbu bezpečnostních kopií je mikrografická metoda. Dále jsou doporučeny rozlišení a hloubka barvy podle typu předlohy. Pro ukládání a export je požadován jako formát nekomprimovaný TIFF.
Nejnovějším druhem písemnosti se staly elektronické dokumenty. Dle metodického stanoviska AS MV s názvem Výpočetní technika a dopady jejího využívání na archivnictví čj. AS/1-416/95 ze dne 31. 1. 1995 nemohou archivy přijímat archiválie jako čistě elektronické dokumenty, je nutné vyžadovat papírovou verzi písemnosti.
Ovšem přejímání jak papírové formy písemnosti zároveň s její elektronickou podobou (pokud taková existuje) je výhodné pro archiv z hlediska lepší výtěžnosti dokumentu. Tento stav by se měl změnit s novým archivním zákonem, který se v současné době připravuje. Zde je definována archiválie i v podobě digitální. Pracoviště zabývající se tímto druhem archiválií by mělo vzniknout při Státním ústředním archivu.
Problematikou elektronických písemností se zabývá DLM-Forum vzniklé z podnětu Rady Evropy a Evropské unie. Jedním z dokumentů, které byly vypracovány je materiál o nakládání se strojem čitelnými informacemi s názvem Guidelines on Best Practices for Using Electronic Information z roku 1997. Zde se definuje elektronický dokument, jeho životní cyklus, typy dokumentů. Dále se hovoří o ukládacích médiích, vhodnosti jednotlivých typů magnetických a optických médií, podmínkách pro dlouhodobé uložení (teplota, vlhkost, lhůty přepisování médií). Formáty pro uložení se dělí podle typu informace - pro bitmapovou grafiku, vektorovou grafiku, strukturovaný text, datové soubory. Jsou řešeny otázky přístupnosti k informacím a přístupová práva.
Archivy se snaží prezentovat svoji činnost i na Internetu. Rozsah prezentací se dá rozčlenit do několika úrovní. Základní informace o archivu (poštovní a e-mailová adresa, čísla telefonů a faxů, otevírací doba, stručná charakteristika činnosti a kompetencí), celkové představení archivu (přehled fondů), detailní prezentace archivních fondů (inventáře, sbírky). V Čechách zatím jsou prezentace úrovní základní informace a celkového představení archivu. Jsou ovšem archivy, které nemají ani základní internetovou stránku. Přehled odkazů na internetové prezentace českých archivů je na serveru České archivní společnosti.
V prezentaci údajů o fondech uložených v archivu se přístup českých archivů liší. Objevují dva přístupy k jejich zveřejňování. Za prvé uvést pouze fondy aspoň zpracované ve formě seznamu archivních pomůcek a za druhé všechny fondy s uvedením míry zpracovanosti. Je to dáno tím, že není centrálně určen rozsah údajů o fondu, které je možné uveřejnit. Z třídících hledisek seznamu fondů se používá rozdělení podle obcí (výhodné pro okresní archivy, pro SÚA neefektivní) a podle oblasti působnosti původce (vychází z číselníku skupin používaného v základní evidenci fondů a sbírek).
Zveřejňování podrobnějších údajů, které jsou obsahem fondů, se zatím moc neobjevuje. Podkladem by se staly archivní pomůcky a elektronické katalogy sbírek. Příkladem může být evidence archivovaných kronik v Státním okrením archivu Semily. Zveřejnění obsahu archivních pomůcek se stalo předmětem diskusí okolo autorského zákona (hlavně se jedná text úvodu).
Hlavní překážkou při vývoji archivních evidencí je neexistence přesných metodických pravidel pro popis archiválií. I když se dlouhou dobu mluví o potřebě začít vytvářet popisná pole pro jednotlivé evidence archivu, zatím se tato snaha nesetkala s kladnou odezvou ze strany vedení českého archivnictví. To ovšem vede k tomu, že každý archiv si při vytváření dané evidence musí nejdříve sestavit pravidla popisu, pokud si v rámci spolupráce s kolegy nedomluví společný popis. To vede k nejednotnosti popisování, zvyšuje náročnost přípravy nové evidence z hlediska časového a značně omezuje budoucí výměnu dat mezi archivy.
Na potřebu jednotné metodiky popisu bylo několikrát upozorňováno (6. celostátní konference archivářů ČR v Benešově roku 1995, zápis z jednání komise Vědecké archivní rady pro výpočetní techniku z 25. 3. 1997, kde byly určeno pořadí tématických okruhů pro počítačové zpracování doporučené metodické komisi). V této oblasti však nenastal do dneška žádný pokrok.
V mezinárodním měřítku existují 2 standardy přijaté Mezinárodní archivní radou. Jedná se o ISAD(G) - General International Standard Archival Description (Všeobecný mezinárodní standard archivního popisu), který je dnes ve 2. vydání přijatém v září 1999. Druhým je ISAAR (CPF) - International Standard Archival Authority Record for Corporate Bodies, Persons and Families (Mezinárodní standard záznamu archivních autorit pro korporace, osoby a rodiny, přijatý v listopadu 1995. Praktickou aplikaci těchto pravidel za pomoci značkovacího jazyka SGML lze najít v Knihovně kongresu USA pod názvem Encoded Archival Description.
ISAD(G) se zabývá základním popisem archiválií uložených ve fondu. Tento popis má hierarchickou strukturu, kde se na nejvyšší úrovni popisuje fond jako celek a na nejnižší úrovni jednotky popisu (Item) definované jako nejmenší intelektuálně nedělitelná archivní jednotka (fotografie, dopis apod.). K popisu slouží 26 polí rozdělených do 7 oblastí. Ne všechna pole jsou nutná k popisu v určitém záznamu. Tento standard je všeobecným průvodcem pro přípravu archivního popisu. Je použitelný v souladu s existujícími národními standardy nebo jako základ pro vytváření národních standardů.
ISAAR(CPF) slouží k popisu autorit korporací, osob a rodin z hlediska jejich základních dat, činnosti během existence/života a vzájemných vztahů. Záznamy autorit se spojují s příslušnými záznamy o archiváliích.
Koncem roku 1998 vznikla neformální skupina východočeských okresních archivů, která se začala zabývat problematikou elektronických archivních evidencí. Nejprve se pokusila zainteresovat AS MV, ale ta sdělila, že nemá kapacity na řešení této problematiky (viz. příspěvek Činnost pracovní skupiny pro výpočetní techniku ve východočeských archivech na konferenci Archivy on-line, Prachatice 1999).
V současné době se tato skupina pravidelně schází a řeší jednotlivé evidence. Pořadí evidencí je určováno podle priorit zúčastněných archivů. První byla řešena evidence badatelských listů. Po ní následovaly evidence rozdělené podle typu archivního materiálu (kroniky, obrazové dokumenty, mapy a plány, soudobá dokumentace, listiny, matriky). K těmto evidencím jsou připojeny rejstříky institucí, osob a míst. Ke každému záznamu archiválie lze přiřadit libovolný počet rejstříkových hesel s určením role (autor, rytec, místo vydání). Zároveň lze připojit i libovolný počet klíčových slov k záznamu archiválie. Evidence reprodukcí slouží k zaznamenávání reprodukcí vytvořených k archiváliím. Zvláštním případem evidence archiválií je inventární seznam, kde jsou zaznamenány všechny uspořádané písemnosti fondu.
Při řešení evidence obrazových dokumentů jsme spolupracovali se zástupci muzeí zúčastněných v projektu Demus. Jejich popis této evidence je podrobnější, skupina použila vlastně výtah z jejich pravidel popisu. To je dáno tím, že ne každý archiv má odborníka v této oblasti a jako základní požadavek na archivní evidence klademe popis obsahu dokumentu.
Výsledky práce skupiny PSVT jsou zveřejněny na Internetu a skupina je otevřená všem zájemcům o spolupráci. První balík deskriptorů byl v červenci 2000 zaslán AS MV. Zatím skupina neobdržela žádné stanovisko AS MV.
Jak je vidět z výše nastíněného není ani v samotném českém archivnictví dořešena standardizace popisu archivních evidencí. Do současné doby se nepodařilo ani začít s tímto procesem. O mnohém svědčí i to, že dosud nebyly publikovány v českém odborném tisku ani mezinárodní normy přijaté Mezinárodní archivní radou. Pokus skupiny PSVT o pomoc s tímto procesem se nesetkal se vstřícnou reakcí od vrcholných archivních orgánů.
Archivy, knihovna a muzea jsou ve svých regionech nositeli historického a kulturního dědictví a proto by se měly vážně zabývat možnostmi spolupráce na poli výměny elektronických evidencí a jejich společného prezentování veřejnosti prostřednictvím Internetu, elektronických i tištěných publikací a na počítačích ve svých studovnách.
Každý typ instituce má standardy mezinárodně platné. Prvním problémem je do jaké hloubky tyto standardy řeší evidenci materiálů a druhým zahrnutí českých odchylek a doplňků ke standardům. To musí vědět každý typ instituce. Pro archivy je ISAD(G) a ISAAR(CPF), pro knihovny AACR2, ISBD a UNIMARC, pro muzea CIDOC.
Pokud by mělo dojít ke spolupráci mezi archivy, muzei a knihovnami na poli informačních technologií, měly by se v prvé řadě řešit otázky výměny dat. Prvním krokem je najít základní popisná pole společná pro evidence všech typů institucí, která by měla význam z hlediska sdělení důležité informace. Je jasné, že tyto činnosti by vyžadovali důkladnou analýzu každé zúčastněné strany, která by určila typy evidencí a jejich popisná pole vhodná k výměně dat. Poté by se musel sestavit výměnný formát dat.
O. Macek, M. Wanner, Zkušenosti polských a nizozemských archivářů v oblasti využívání výpočetní techniky, Archivní časopis, č. 1, roč. 49, s. 21
O. Macek, M. Wanner, Fórum DLM o informačních technologiích, Archivní časopis, č. 1, roč. 49, s. 32
T. Kalina, Automatizovaný informační systém a péče o elektronické dokumenty ve Spolkovém archivu Německa, Archivní časopis, č. 4, roč. 49, s. 241
O. Macek, M. Wanner, Co by stalo kdyby? Problémy a možné důsledky vyplývající z využívání výpočetní techniky ve společnosti, Archivní časopis, č. 1, roč. 50, s. 1
O. Macek, M. Wanner, Boswellský projekt a zkušenosti s digitalizováním rukopisů v USA, Archivní časopis, č. 1, roč. 50, s. 21
B. Indra, J. Wieland, Nizozemské archivnictví - problémy našeho zítřka?, Archivní časopis, č. 3, roč. 50, s. 129
J. Schwippel, T. Jakl, Z. Votruba, Ad: Česká archivní terminologie - informatika a počítače, Archivní časopis, č. 3, roč. 50, s. 156