V OCHRANĚ OSOBNÍCH ÚDAJŮ PŘITUHUJE
Zákon č.101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů a o změně některých zákonů
nabyl účinnosti 1.6.2000 a byl již dvakrát novelizován. Městská knihovna
v Praze byla jednou z prvních institucí a vůbec první českou knihovnou,
kde byla inspektory Úřadu pro ochranu osobních údajů provedena kontrola
dodržování požadavků vyplývajících ze zmíněného zákona.
S RNDr. Tomášem Řehákem, náměstkem ředitelky MKP pro strategický
rozvoj (Ř), hovoří za redakci Bulletinu SKIP Ladislav Kurka (K).
K: Jak ke kontrole vůbec došlo?
Ř: Podle toho, co nám samy inspektorky prozradily, tak v tuto chvíli kontrolují
především ty subjekty, na které někdo podal stížnost. V našem případě
pravděpodobně od čtenářů, kterým se nelíbilo, co všechno o nich chce knihovna
vědět.
K: Kolik času měla knihovna na přípravu?
Ř: Od zahájení kontroly samozřejmě žádný. Předkládali jsme jeden dokument
za druhým jako na běžícím pásu. Jinak samotná kontrola probíhala od 17.
8. 2001, takže jsme měli zhruba rok na přípravu (zákon byl přijat 4. 4.
2000).
K: Takže jaké dokumenty MKP ke kontrole předkládala "jako na
běžícím pásu"?
Ř: Především základní dokumenty, které obecně upravují chod celé instituce:
zřizovací listinu, knihovní řád a tiskopisy přihlášek, organizační řád,
pracovní řád,spisový, skartační a archivní řád, směrnice pro kontrolní
činnost. Nejdůležitějším dokumentem, kolem kterého se celá kontrola točila,
byla vnitropodniková směrnice č. 86 - speciálně zaměřená na ochranu osobních
údajů čtenářů a uživatelů služeb Městské knihovny v Praze. Ta stanovuje
rozsah a účel zpracování osobních údajů a poměrně podrobně stanoví povinnosti
zaměstnanců při nakládání s osobními údaji. Má pět stránek formátu A4,
každý zaměstnanec s ní byl seznámen a tuto skutečnost stvrdil svým podpisem.
Na tuto směrnici pak navazuje metodická instrukce, kterou zpracovalo naše
oddělení metodiky automatizovaných knihoven, kde se "po lopatě"
vysvětluje, co a jak dělat (a naopak nedělat) při práci se čtenářem a
jeho osobními údaji. Další dílčí dokumenty jsme dávali k nahlédnutí, psali
jsme na žádost inspektorek písemnou zprávu, ony samy navštívily řadu provozů
a přesvědčovaly se na místě, jak jsou instrukce a předpisy dodržovány.
K: Jak má podle výsledků kontroly postupovat knihovna vůči čtenářům?
Ř: V souladu se zákonem, pochopitelně. A musím říct, že ÚOOÚ vykládá zákon
velmi přísně. Kupříkladu zákon stanoví (v § 5), že "správce je povinen
# shromažďovat osobní údaje odpovídající pouze stanovenému účelu a v rozsahu
nezbytném pro naplnění stanoveného účelu." V praxi to znamenalo,
že u každé datové položky jsme museli zdůvodňovat, jestli právě tento
údaj nezbytně nutně potřebujeme - a nezbytně znamená, že to bez toho vůbec
nejde. Kupříkladu v současné době uchováváme adresu trvalého bydliště
nezletilého čtenáře i jeho zákonného zástupce. ÚOOÚ trvá na tom, že pokud
je bydliště obou shodné, stačí jej uchovávat jenom jednou. Tolik pro ilustraci.
Zásadní spor se vede o rodné číslo. ÚOOÚ zastává názor, že rodné číslo,
které by mohlo být vazební položkou mezi různými databázemi, je údaj "nebezpečný",
a tudíž jeho užívání má být v maximální možné míře eliminováno. MKP v
současné době rodná čísla čtenářů zpracovává, ale čtenář má možnost toto
odmítnout, a přesto je zapsán a může využívat všech služeb MKP bez omezení.
Ale ani toto nepovažuje ÚOOÚ za dostatečné.
K: Jakými závěry vůbec kontrola v MKP skončila?
Ř: Vcelku bych řekl, že jsme obstáli velmi dobře. Mimo výhrady výše zmíněné
nebo jim podobné musíme přesunout vymezení účelu a rozsahu zpracovávaných
osobních údajů z již zmíněné směrnice do Knihovního řádu a částečně i
na přihlášku. To jsou totiž - na rozdíl od vnitropodnikové směrnice -
veřejné a snadno dostupné listiny, se kterými se každý může seznámit.
K: Co bylo největším překvapením? Co bys vzkázal knihovníkům?
Ř: Neřekl bych, že to bylo překvapení, my jsme to tušili, a proto jsme
věnovali ochraně osobních údajů mnoho týdnů úporné a soustředěné práce.
Mám tím na mysli, že v našem právním řádu se vynořila nová skutečnost,
kterou budou muset všechny instituce - knihovny nevyjímaje - brát vážně.
Tak jako bereme vážně bezpečnostní a požární předpisy, zákoník práce,
účetní a daňové předpisy, evidenci majetku apod.
Tomáš Řehák, Ladislav Kurka
|