Správa systému ISMN je prováděna na třech úrovních. Je to mezinárodní úroveň, dále národní nebo regionální úroveň a úroveň vydavatele.

8.1 Správa na mezinárodní úrovni

Správa na mezinárodní úrovni je prováděna Mezinárodní agenturou standardního čísla hudebnin (International Standard Music Number Agency), která má poradní orgán zastupující ISO, hudební vydavatele a hudební knihovny (např. Mezinárodní sdružení hudebních knihoven, archivů a dokumentačních středisek - International Association of Music Libraries, Archives and Documentation Centres).

Adresa této agentury je:

International ISMN Agency
Staatsbibliothek zu Berlin - Preussischer Kulturbesitz
Potsdamer Strasse 33
D-10772 Berlin

Tel.: (030) 266-2496 nebo 2498
Fax: (030) 266-2378
Telex: 183160 staab d

Základní funkce Mezinárodní agentury:
 

• dohlížet nad používáním systému ISMN
• schvalovat ustavení a strukturu národních a regionálních agentur
• přidělovat identifikátory národním a regionálním agenturám
• poskytovat rady národním a regionálním agenturám ve věci přidělování identifikátorů vydavatele
• podporovat využívání systému ISMN v celém světě
• vybírat mezinárodní sbor expertů, který by jí pomáhal s řešením problémů
• podporovat výměnu informací prostřednictvím publikací a regionálních zasedání
• vydávat a aktualizovat příručku uživatele
• koordinovat používání čárového kódu ISMN.

• národním nebo regionálním agenturám poskytuje seznamy čísel ISMN (s vypočtenými kontrolními číslicemi) pro vydavatele působící na území této agentury nebo případně nezbytné programové vybavení
• poskytuje z informací dodaných národními nebo regionálními agenturami mezinárodní adresář vydavatelů
• poskytuje z informací dodaných národními nebo regionálními agenturami počítačový výstup neplatných nebo duplicitních čísel ISMN.

Přidělení identifikátorů vydavatele a spojení s vydavateli v systému ISMN je za normálních okolností prováděno národními nebo regionálními agenturami. Ty jsou ustaveny Mezinárodní agenturou na základě smlouvy.

Národní agentura ISMN v ČR sídlí na adrese:

Národní knihovna České republiky
Národní agentrura ISMN v ČR
Klementinum 190
110 01 Praha 1
Česká republika.

Tel.: (O2) 216 633 06
(02) 242 295 70
Fax: (02) 216 633 06

Funkce národních a regionálních agentur:
 

• udržovat kontakty s vydavateli v zemi nebo regionu a uvádět nové vydavatele do systému
• udržovat styky s Mezinárodní agenturou ISMN jménem všech vydavatelů v zemi nebo regionu
• po konzultacích s profesními organizacemi a vydavateli rozhodnout, jaké budou požadované rozsahy identifikátoru vydavatele
• přidělit identifikátory vydavatele těm vydavatelům, kteří se rozhodnou vstoupit do systému v zemi nebo regionu a vést evidenci těchto vydavatelů a jejich identifikátorů
• po konzultacích s profesními organizacemi a vydavateli rozhodnout, kteří vydavatelé budou přidělovat čísla svým vlastním publikacím a kterým vydavatelům bude přidělovat čísla jejich publikacím národní nebo regionální agentura
• vést evidenci vydavatelů a podle potřeby ji zveřejňovat ve formě adresáře
• poskytovat technickou radu a pomoc vydavatelům a zajišťovat, aby dodržovali normy a schválené postupy
• dávat vydavatelům k dispozici příručku uživatele v národním jazyce a normu ČSN/ISO 10957
• dávat k dispozici počítačové tištěné výstupy čísel ISMN vydavatelům číslujícím své vlastní publikace, s již vypočtenými kontrolními číslicemi i s převodem čísel ISMN do čárového kódu
• ověřovat správnost všech čísel ISMN přidělených vydavateli číslujícímu své vlastní publikace a vést jejich evidenci
• informovat vydavatele o každém neplatném nebo duplicitním ISMN, které přidělil
• přidělovat čísla všem publikacím vydavatelů, kteří nepřidělují svá vlastní čísla ISMN a informovat vydavatele, jichž se to týká, o číslech ISMN jim přiděleným dosáhnout tímto způsobem úplného číslování v zemi nebo regionu
• spolupracovat s národní bibliografií při zveřejňování čísel ISMN s tituly, k nimž se vztahují
• pomáhat hudebním vydavatelům při používání ISMN v počítačových systémech
• poskytovat Mezinárodní agentuře pravidelně a zdarma úplné údaje o identifikátorech a adresách vydavatelů pro jejich zahrnutí do mezinárodního adresáře hudebních vydavatelů
• informovat Mezinárodní agenturu pravidelně o své činnosti a průběžném stavu systému ISMN v regionu
• přispívat finančně na chod Mezinárodní agentury.