Zpráva ze služební cesty do Rakouské národní knihovny ve Vídni dne 11.9.2003

Předkládá: Mgr. Irena Burešová, odbor doplňování fandů - oddělení doplňování zahraniční literatury

Mgr. Ester Frydrychová, dtto

Účel cesty: seznámit se s modulem akvizice v Alephu 14.2 update 6

Časový harmonogram: 6.00 hod. odjezd z Prahy

7.00 hod. odjezd z Kolína

12.00 hod. příjezd do Vídně

12.00-15.45 pobyt v Národní knihovně

15.45 hod. odjezd do Čech

21.45 hod. příjezd do Kolína

23.00 hod. příjezd do Prahy

V Rakouské národní knihovně jsme navštívily oddělení akvizice, s nímž má naše oddělení díky dlouholeté výměně publikací úzké pracovní vztahy.

Hlavním bodem našeho programu bylo seznámení se s novější verzí Alephu. Paní Elisabeth Kolb nám na praktických ukázkách předvedla modul akvizice. Zajímaly nás především rozdíly od naší klementinské praxe. Některé vyplývají pravděpodobně z jejich interních směrnic pro zpracování dokumentů, které se liší od našich, jiné z toho, že jim Aleph tak zcela nevyhovuje. Pro tak velkou knihovnu je tento systém nepostačující, nezvládá to.

Na rozdíl od nás nepoužívají modul správa. Z toho plyne, že do Alephu nezakládají rozpočty pro jednotlivé partnery a neevidují faktury. Fakturami se zabývá účtárna ve zcela jiném programu. To má ještě další dopad - objednávky se uzavírají ručně (v modulu akvizice se status objednávky ručně přepisuje ze SV na CLS, zatímco u nás se objednávka automaticky převede na CLS v okamžiku, kdy se do Alephu zapíše faktura).

V katalogizaci se obvykle nevytvářejí nové záznamy - referent se nejdříve podívá, zda záznam náhodou neexistuje již v jiné knihovně (výběr z nabídky v Alephu). Pokud ano, zkopíruje ho, vymaže nepotřebné údaje a doplní svoje. Teprve když záznam nikde nenajde, vytvoří svůj vlastní. Do objednávky se zapisuje cena v €; pokud se zapíše v jiné měně, systém ji automaticky přepočítá na € a v objednávkovém formuláři zůstane cena v obojí měně. U jednotlivých dodavatelů je zadaná lhůta, jak dlouho čekat na dodání (obvykle 180 dní). Pokud je titul rozebrán, poznamená se tato skutečnost do formuláře.

Pro objednávky ve Vídni používají alephovské tisky a objednávky zpravidla posílají on-line seznamem. Procedura probíhá obdobně jako u nás.

Když kniha dorazí do knihovny, příslušný referent ji také zpracuje. Prověří jmenný popis, vytvoří jednotky a systém knize přidělí signaturu. (U nás se signuje až v revizním oddělení.) V akvizici mají na rozdíl od nás pouze jednu řadu přírůstkových čísel a do záznamu do zvláštního pole uvádějí způsob nabytí (nákup, výměna...). Na konci roku se uzavřené objednávky ani staré rozpočty nemažou. Zůstávají viset v počítači a zabírají místo.

Na základě našich předběžných požadavků pro nás kolegyně z akvizice připravily písemné podklady k akvizičnímu zpracování elektronických zdrojů. (Pokud jde o aktualizace CD-ROM databází, zůstává stejné přírůstkové číslo, jenom se vymění CD-ROM a do lokálu se poznamená aktualizace.)

Je velká škoda, že do Vídně nemohla odjet paní Mgr. Knollová - některé úzce specializované problémy, které přesahují běžnou pracovní činnost, nebylo možno zcela uspokojivě objasnit. V krizové situaci ochotně vypomohla I. Burešová se svou důvěrnou znalostí akviziční praxe v nákupu; její přítomnost tak byla (nejen) z hlediska hlavního účelu cesty přínosem.

Pokud jde o výměnu publikací, přivezly jsme s sebou velkou zásilku knih (shromažďovaných několik měsíců) a vyzvedly jsme zásilku knih a časopisů určenou pro naši knihovnu. Cestovní náklady jsme tak aspoň zčásti "uhradily" úsporou poštovného. Na delší rozhovor nebyl čas, vzhledem k bezproblémové komunikaci mezi našimi odděleními nebylo naštěstí nutno řešit žádné závažné záležitosti.

Další část programu jsme absolvovaly společně s paní Mgr. Hochmalovou. Pan Dr. Michal Lion nás provedl labyrintem chodeb knihovny - kromě nahlédnutí do skladiště nám ukázal především prostory přístupné uživatelům (od hlavní čítárny až po prostory určené ke studiu moderních médií). Při společném obědě pak přišla řeč i na běžný život zaměstnanců obou knihoven.

Nakonec jsme si - opět s poutavým výkladem Dr. Liona - prohlédly výstavu "Praha : Vídeň - Dvě evropské metropole v průběhu staletí", kterou lze od května do konce října letošního roku navštívit ve Slavnostním sále. Jsou zde představeny dokumenty vybrané ze sbírek Rakouské národní knihovny, které dokládají společnou historii českých zemí a Rakouska (s výhledem ke společné budoucnosti v Evropské unii).

V Praze dne 30. září 2003