Zásady uložení knihovních fondů a manipulace s nimi
V systému ochrany knihovních sbírek je způsob manipulace s dokumenty a jejich fyzické uložení dalším významným faktorem, které ovlivňuje stupeň jejich zachovalosti či naopak destrukce, a tím tedy i vlastní životnost dokumentů.
Doporučené podmínky pro skladování, přepravu a manipulaci u některých druhů fondů - tab.
Nejenom vzácné dokumenty, ale rovněž knihy z běžného výpůjčního fondu vyžadují až do chvíle ukončení své fyzické či ideové životnosti alespoň elementární šetrné zacházení jak z hlediska knihovnické etiky, tak z důvodu možného poškození svazku a vzniklých finančních nároků na převazbu či pořizování nového exempláře, který se už nemusí na knižním trhu vyskytovat.
Zařízení knihovny, skladovací materiály a vše co je užíváno k uložení, uskladnění a přepravě knihovních sbírek musí být konstruováno tak, aby bylo minimalizováno riziko jejich možného poškození.
Úložné plochy regálů a polic musí být konstruovány bez ostrých hran a výčnělků. Styčné plochy s dokumenty musí být ve všech případech opatřeny inertním nátěrem. Pravidelnou péčí je třeba zajistit jejich čistotu a čistotu všech odkládacích ploch. Nejníže umístěné police by měly být ve výšce minimálně 25 cm od podlahy, aby bylo zamezeno poškození knih při úklidu podlah a předešlo se jejich možnému poškození vodou či jinými čistícími prostředky, i z hlediska preventivních opatření pro případ záplav nebo havárie.
Knihy by měly být proti sesutí zajištěny vhodnou zarážkou, která nesmí poškozovat svazky a její velikost musí odpovídat formátu uloženého materiálu. Knihy musí být zařazeny do regálu volně, aby při jejich vyjímání nedocházelo k oděru vazby. Při vyjímání z regálu uchopíme knihu za střed hřbetu, nikdy pouze za její horní část, knihu tzv. nevyklápíme. O této chybné manipulaci svědčí časté poškození horní a spodní části hřbetu knižního svazku. Knihu stavíme kolmo, v žádném případě hřbetem nahoru – jinak dochází k vytržení knižního bloku z desek! Velké formáty přednostně ukládáme v horizontální poloze, maximálně tři svazky na sobě.
V případě, že jsou knihovní materiály různých formátů stavěny vedle sebe, může velice snadno dojít k jejich poškození, např. poškození přední či zadní desky knihy nalomením, případně i zlomením a posléze dochází i k poškození vlastního bloku svazku a jednotlivých listů.
Knihy nikdy nepokládáme na místa, kde hrozí jejich poškození – na topná tělesa, okna a jejich parapety, na podlahu apod. Na knihu nepokládáme ani do ní nevkládáme předměty.
Pro vzácné a ohrožené knihovní svazky by měly být vyčleněny studovny se speciálním vybavením, ochranou a dohledem, uživatel by měl být poučen, jak vhodným způsobem používat knihovní materiál.
K poškození dochází i nedostatečným vybavením pracoven či studoven vhodným nábytkem a zařízením. Zde by měly být k dispozici speciální stojany na knihy, stoly pro zacházení s nadměrným materiálem, stolky či další pomůcky sloužící k podepření svazku, aby nemohlo dojít k jeho rozlomení ve hřbetě či jinému poškození.
Opakované a neomezené používání knihovního materiálu vždy nese riziko jeho možného poškození, které je způsobeno manipulací. Toto vede k omezením v užívání originálních materiálů, originály bývají nahrazovány faksimilií, kopií, mikrofilmem, digitální verzí atd.
Při přemisťování knihovních materiálů z úložných a skladovacích prostor nesmí docházet k poškození transportovaných knihovních svazků. S knihami neházíme, šetrně je pokládáme na transportní vozík. Při převážení knih dbáme na jejich zajištění proti pádu či jinému poškození. Tato pravidla platí i pro moderní způsoby přepravy a uložení knih – paternostery, telelifty, kompaktní regály apod.
Z hlediska ochrany fondů by měl být vypracován zvláštní ochranný režim i pro pracoviště digitalizace a mikrofilmování, reprografických a meziknihovních služeb, výstavy.
S knihami pracujeme pokud možno v přízových rukavicích, vždy však s čistýma rukama. Při práci s nimi je zásada nejíst, nepít a nekouřit považována za základní.
