obsah

1.3.2.3.   IFLA žádanka

     Používá se pro objednávky do zahraničních knihoven v poštovním styku, řídí se obecnými pravidly, jež stanovila IFLA. IFLA žádanku je možno objednat na adrese:

Technické ústředí knihoven
Solniční 12
601 04 Brno
e-mail: tuk@mzk.cz

obsah

1.3.3.   Základní bibliografické údaje

Požadavek MS musí obsahovat vždy základní bibliografické údaje

• při objednávce článku z časopisu
     název periodika (řada)
     ročník, rok, číslo
     stránky (popř. autor a název žádané stati)
     ISSN
  
  VZOR
  název periodika: Čtenář
  ročník, rok, číslo: ročník 52, rok 2000, číslo 9
  stránky (popř. autor a název žádané stati): 270 - 285, Matějovič, Jan: Texaské knihovny
  ISSN: 0011 -2321
  
  

• při objednávce stati ze sborníku
     název sborníku (popř. podnázev, řada)
     jména editorů
     místo a rok vydání
     stránky (popř. autor a název žádané stati)
     ISBN / ISSN
  
  VZOR
  název sborníku (popř. podnázev, řada):       Internet a knihovnictví
  jména editorů:                                          Kant, Erich - Bacon, John - Hašek, Bedřich
  místo a rok vydání:                                   Brno, 1999
  stránky (popř. autor a název žádané stati): 256 -263 s. Černý, Emil: Internet a MS
  ISBN/ ISSN:                                            80 - 7178 - 150 - 6
  




• při objednávce monografie
     příjmení a jméno autora
     název (popř. podnázev)
     místo a rok vydání
     nakladatelské údaje
     ISBN
  
  VZOR
  příjmení a jméno autora:       Votípka, Karel
  název (popř. podnázev):        Vzájemné vlivy socializace a vzdělání na sociální                                           stratifikaci lokálních komunit
  místo a rok vydání:               Praha, 2000
  nakladatelské údaje:             Portál
  ISBN:                                  80 - 7178 - 170 - 9
  

obsah

1.3.4.   Bibliograficko-lokační zjištění

     Bibliograficko-lokačním zjištěním se rozumí proces ověřování citace na žádankách MS a zjišťování dostupnosti požadovaného dokumentu. K tomuto zjišťování jsou využívány dostupné informační zdroje. Mezi základní patří Jednotná informační brána (JIB) CASLIN, ČNB, báze NK ČR, TINLIB a LANIUS.

obsah

1.3.5.   Souborné katalogy

     Pod pojmem "souborný katalog" rozumíme takové katalogy, které obsahují částečné nebo úplné záznamy dokumentů fondů více knihoven. Mohou být v elektronické nebo v lístkové podobě. Pro využití v MS jsou v  ČR nejvíce používanými elektronické souborné katalogy CASLIN, LANIUS a TINLIB, případně souborné katalogy zahraničních knihoven, mezi klasické lístkové patří CEZL, umístěný v  NK ČR, ve kterém je třeba povinně zjišťovat zahraniční literaturu po roce 1965.

Příklady:

Knihy:

• zahraniční literatura do r. 1965 - katalogy jednotlivých knihoven (např. GK NK ČR)

• zahraniční literatura po r. 1965 - lístkový katalog CEZL, JIB CASLIN

• česká literatura - JIB CASLIN, LANIUS, katalogy jednotlivých knihoven

Periodika:

• zahraniční - KZP, nenalezené do vročení 1965 poslat do NK ČR
  

• česká - neexistuje souborný katalog, jen katalogy jednotlivých knihoven a tištěné bibliografie
  

obsah

2.   Metodika práce ve vnitrostátních meziknihovních službách

2.1.   Metodika práce v knihovně, která žádá o výpůjčku

     Knihovny ČR v rámci MS (žádající knihovny) zajišťují pro své uživatele dokumenty z fondů jiných knihoven.


2.1.1.   Přijímaní objednávek v žádající knihovně

     Uživatel, který nenajde dokument ve fondu knihovny, ve které má platný čtenářský průkaz, může požádat knihovnu o obstarání dokumentu prostřednictvím MS z jiné knihovny. Může tak učinit při osobní návštěvě, písemně, faxem nebo elektronicky. Knihovny se v těchto otázkách vždy řídí svými knihovními řády. Tato služba je standardní službou knihoven.

     V městech , kde je více knihoven, je uživatel povinen zjistit, zda dokument není ve fondech jiné knihovny v daném místě. Uživatel si již nyní mnohdy sám zjišťuje v elektronických katalozích, databázích i prostřednictvím nových informačních technologií dostupnost publikace.

     MS se vypůjčují (zprostředkovávají) jen ty dokumenty, které skutečně nejsou ve fondu knihovny/knihoven města.Tedy nikoliv ty, které jsou půjčeny jinému uživateli. Zpravidla jsou tyto služby poskytovány pouze registrovaným uživatelům. O těchto uživatelích je třeba mít základní údaje.

Individuální uživatel:

• jméno a příjmení,

• číslo čtenářského průkazu,

• adresa trvalého bydliště,

• kontakt na uživatele (např. e-mail).

Institucionální uživatel:

• adresa instituce,

• lokační značka instituce (sigla),

• jméno a příjmení pověřeného pracovníka, který bude za půjčování publikací odpovídat.

     Uživatel musí dodat instituci, která poskytuje MS, základní bibliografické údaje o dokumentu, který chce vypůjčit. Pracovníci od uživatele přijmou požadavek se základní bibliografickou citací, ověří tento požadavek v katalozích, databázích knihovny s využitím nových informačních technologií pro lokační zjištění. Eventuálně ihned pohovorem s uživatelem zajistí doplnění údajů, které jsou pro zjištění dokumentu a zpracování žádanky nezbytné.

     Požadavek MS musí obsahovat základní bibliografické údaje. Uživatel je povinen sdělit pracovníkům MS i pramen citace dokumentu, tj.citovat dílo (knihu, článek z časopisu, nakladatelství, bázi dat apod.), v němž se uživatel o žádaném dokumentu dověděl. Nejvhodnější je přiložit kopii tohoto pramene. V případě, že uživatel neuvede tyto údaje, bude jeho požadavek přijat nezávazně. Pokud údaje nebude možno bibliograficky ověřit (popř. doplnit), bude požadavek uživateli vrácen.

obsah

2.1.2.   Zpracování žádanky žádající knihovnou

     Knihovny, které zajišťují výpůjčku dokumentu pro svého uživatele, pracují s žádankami. V současné době využívají knihovny pro objednání dokumentů několik typů žádanek. Výběr typu žádanky závisí na charakteru i technických možnostech knihoven.

obsah

2.1.2.1.   Metodika práce s jednotnou žádankou

     I když se na první pohled zdá tiskopis jednotné žádanky složitý, není tomu tak. Tiskopis nahrazuje mnohou korespondenci, která je zbytečná a zdlouhavá. Obecná charakteristika jednotné žádanky je uvedena v části 1.3.2.1.

     Pro metodiku práce se žádankou je důležitá její hlavní zásada, tj, okružnost. Žádanku lze postupovat dalším knihovnám. Každá knihovna, která žádá o výpůjčku jednotnou žádankou, proto označí:

• přeje-li si záznam (předznačení) na dokument právě půjčený

• přeje-li si postoupení nebo vrácení žádanky v  případě, že je dílo v dožádané knihovně nedostupné.

     Každá dožádaná knihovna musí na této žádance označit datum, kdy žádanka byla v jejich knihovně a zdali dokument uvedená knihovna má či nemá ve svém fondu a může-li eventuálně zajistit reprografickou kopii. V případě, že je dokument nedostupný (ve zpracování, ztráta apod.), je třeba uvedenou skutečnost na žádanku zapsat. K žádance je možné přiložit upřesňující sdělení.
Jednotnou žádankou nelze objednávat a řešit:

• požadavky na větší počet různých dokumentů (každý požadovaný dokument musí být napsán na zvláštní žádance),

• požadavky na dokumenty podle jednotlivých témat (tyto požadavky jsou uspokojovány prostřednictvím bibliograficko-informačních služeb, rešeršních služeb apod.),

• evidenční protokol objednávek

Je zřejmé, že jednotná žádanka nemůže plně vyhovovat praxi všech knihoven různých typů, velikostí a fondů v celé republice, musí však dávat možnost využití všemi knihovnami bez zbytečných potíží a na základě určitého standardu.

     Žádající knihovna je odpovědná za úplnost bibliografických údajů - bibliografické citace požadovaného dokumentu. Platí zásada, že se žádanka vyplňuje čitelně - podle podmínek a technického vybavení knihoven (strojem, tiskárnou počítače nebo alespoň tiskacím písmem). Jednotná žádanka, která je vyplněna nečitelně, bude vrácena žádající knihovně. Knihovny musí uvádět na žádance svou lokační značku (siglu). NK ČR vydává pravidelně Adresář knihoven a informačních institucí ČR, kde jsou uvedeny lokační značky a adresy knihoven, aktuální informace jsou přístupné na webové stránce NK ČR (http://wwwold.nkp.cz) v bázi ADR.

     Knihovny zasílají jednotné žádanky na základě bibliograficko-lokačního zjišťování dostupnosti dokumentu.
Na žádanku uvádějí:

• referenční zdroj,

• zdroj ověření,

• předpokládané lokace,

• stupeň bibliografického ověření.

Tyto informace jsou dány technickými možnostmi knihoven a dostupnými informačními zdroji.

obsah

2.1.2.2.   Metodika práce s elektronickou žádankou

   Také pro elektronické žádanky platí, že je knihovny zasílají na základě bibliografického ověření, bibliograficko-lokačního zjišťování dostupnosti dokumentu. Také na tento typ žádanky uvádějí knihovny:

• referenční zdroj,

• zdroj ověření,

• stupeň bibliografického ověření .

Stupeň bibliografického-lokačního prověření je dán technickými možnostmi knihoven, dostupnými informačními zdroji. Je však třeba, aby knihovny skutečně využívaly dostupné databáze, katalogy, Českou národní bibliografii, internet a různé informační zdroje.

obsah

2.1.2.3.   Evidence meziknihovních služeb

     Každá knihovna by měla vést o MS evidenci, protokol, který podává okamžitou informaci o práci MS a zachycuje postup od přijetí objednávky, zaslání žádanky, půjčení dokumentu až po jeho vrácení. Není možné knihovnám předpisovat formu evidence, vždy záleží na podmínkách knihovny, ale v zásadě musí evidence obsahovat tyto údaje:

• Pořadové číslo v protokolu (je zapsáno rovněž na žádance jako číslo žádanky)

• Datum odeslání žádanky

• Jméno uživatele

• Způsob a datum vyřízení žádanky

     Žádající knihovna vede evidenci o činnosti MS podle požadavků NCMS ČR. Evidence musí kdykoliv umožnit jednoznačně identifikovat kteroukoliv z provedených služeb.

obsah

2.1.3.   Vyřízení žádanky v žádající knihovně

     V zásadě existují dvě základní možnosti vyřízení žádanky: kladné a záporné.


2.1.3.1.   Kladné vyřízení

     Žádající knihovna, která od dožádané knihovny získala prostřednictvím MS pro svého uživatele objednaný dokument, je povinna dodržet všechny individuální podmínky, jež stanovila dožádaná knihovna.
Mezi tyto podmínky patří zejména:

• neprodleně vyrozumět uživatele o vyřízení jeho požadavku,

• dodržet podmínky stanovené dožádanou knihovnou,

• nést po dobu výpůjčky odpovědnost za bezpečnost dokumentu a jeho ochranu proti poškození, ztrátě nebo zničení,

• vrátit dokument půjčený MS dožádané knihovně v dohodnuté lhůtě a v odpovídajícím stavu při dodržení všech opatření na jeho bezpečnou dopravu,

• dodržet výpůjční lhůty, které jsou stanoveny dožádanou knihovnou a vyplývají z jejího knihovního řádu

• povinnost ohlásit jakékoliv poškození nebo ztrátu dokumentu a uhradit je podle požadavků dožádané knihovny

     Před uplynutím výpůjční lhůty má žádající knihovna právo požádat o její prodloužení. Není však povinností dožádané knihovny tuto žádost akceptovat.

     Žádající knihovna by měla být připravena přijmout vyřízení žádanky i v jiné než klasické formě a pokud tomu tak není, měla by předem dožádanou knihovnu na toto upozornit.
Nejčastějšími formami jsou:

• publikace,

• reprografická kopie,

• videokazeta,

• audiokazeta,

• elektronická publikace

.

Různé typy dokumentů předpokládají technické i technologické vybavení knihovny, nároky na fyzickou i autorskoprávní ochranu dokumentů.

obsah

2.1.3.2.   Záporné vyřízení

    Není-li dožádaná knihovna schopna požadavek realizovat, informuje o tom žádající knihovnu (faxem, elektronickou poštou nebo klasickou poštou - zasláním čtvrté částí jednotné žádanky). Potom žádanka může dále kolovat, je postoupena na základě bibliograficko-lokačního ověření další knihovně.

obsah

2.2.   Metodika práce v dožádané knihovně, která poskytuje výpůjčku

     Rychlost a efektivnost v poskytování MS závisí na mnoha faktorech. I když jsou podmínky a možnosti knihoven rozdílné, v základních postupech musí být metodika jednotná. Postup práce v  knihovně, která poskytuje výpůjčku (dožádaná knihovna), je závislý na mnoha činitelích, na technickém, informačně technologickém vybavení, na knihovním řádu, velikosti, typu a odborném profilu fondu, ale i na odbornosti a na množství pracovníků, kteří se zabývají touto činností. Jinak může vyřizovat požadavky knihovna s menším fondem, menším počtem katalogů, za jiných podmínek pracují knihovny s velkým nebo  dislokovaným fondem na různých pracovištích, v ústavech apod.

obsah

2.2.1.   Evidence došlých žádanek v dožádné knihovně

     Evidence žádanek MS, které došly do knihovny klasickou poštou, ale i faxem nebo elektronickou poštou se řídí obvykle typem, druhem knihovny, množstvím a formou docházejících žádanek MS a pracovními podmínkami, knihovním řádem nejen v oblasti poskytování MS, ale v celém výpůjčním systému knihovny.

     Knihovnám nelze předpisovat způsob evidence, typ výpůjčního protokolu, který pro evidenci došlých žádanek zvolí. Určité základní zásady však evidence musí plnit.

• poskytování MS by mělo mít vlastní evidenci,

• všechny požadavky MS by měly být evidovány tak, aby se žádná žádanka nemohla během zpracování ztratit bez evidence a tím bez vyřízení,

• každý požadavek by měl být zapsán pod určitým číslem, průběžným v rámci jednoho roku,

• podle čísla požadavku by měla být knihovna kdykoliv schopna zpětně zjistit, zda požadavek vyřídila, příp. jakým způsobem (výpůjčka, reprografická kopie, záznam, postoupení dalším knihovnám, vrácení požadavku apod.)

obsah

2.2.2.   Zpracování žádanky v dožádané knihovně

     Zpracováním žádanky MS v dožádané knihovně se rozumí spolehlivé a odborně zajištěné bibliograficko-lokační zjištění dostupnosti dokumentu na základě využití dostupného informačně technologického vybavení (katalogy, databáze, internet, CD ROM, kartotéky apod.), které končí buď zjištěním signatury (signatur) dokumentu nebo zjištěním, že dokument ve fondu knihovna nemá.

     Dožádaná knihovna přijímá jen žádanky, které obsahují základní bibliografické údaje požadovaného dokumentu. Bez základních bibliografických údajů nelze zodpovědně ověřit dostupnost dokumentu, a proto může v tomto případě dožádaná knihovna požadavek vrátit žádající knihovně k doplnění základních bibliografických údajů.

obsah

2.2.3.   Vyřízení žádanky dožádanou knihovnou

     Existuje několik základních situací, od kterých se odvíjí další vyřízení žádanky MS v dožádané knihovně. Dokument je ve fondu knihovny a je půjčitelný, případně kopírovatelný. Dokument sice je součástí fondu, ale není momentálně k dispozici. Knihovna požadovaný dokument nemá.

     Dožádaná knihovna vyřizuje žádanku v maximální lhůtě do 14 dnů od obdržení žádanky.

obsah

2.2.3.1.   Dokument je ve fondu

     Dožádaná knihovna dokument vlastní, ten je na místě ve skladišti a knihovna může poskytnout výpůjčku dokumentu, případně nabídnout jeho reprografickou kopii žádající knihovně. Výpůjčka se vyřizuje neprodleně po obdržení žádanky podle možností knihovny.  Dožádaná knihovna vyřizuje žádanku:

• půjčením dokumentu

• poskytnutím reprografické kopie náhradou za výpůjčku

Výpůjční lhůty jsou určeny knihovním řádem dožádané knihovny. Dožádaná knihovna má právo výpůjční lhůty zkrátit. Zkrácené výpůjční lhůty se neprodlužují, pokud nepomine důvod ke krácení.
Dožádaná knihovna informuje žádající knihovnu o:

• dokumentu a podmínkách jeho zpřístupnění,

• podmínkách poskytnutí kopie náhradou za výpůjčku v případě, že nelze realizovat výpůjčku, ale je možné zpracovat reprografickou kopii dokumentu, kterou si však žádající knihovna neobjednala, informuje dožádanou knihovna žádající knihovnu o této možnosti. Zprávu s podmínkami této formy výpůjčky lze sdělit prostřednictvím jednotné žádanky, faxem nebo elektronickou poštou,

• příčině vyřízení v prodloužené lhůtě.

Všechny tyto technologické postupy závisí na charakteru a typu knihovny.V každém případě je třeba myslet na ochranu dokumentu a jeho zajištění před ztrátou.

     Jednotná žádanka má určenu jako průvodku třetí část. Na tomto ústřižku musí být zřetelné razítko dožádané knihovny, eventuálně adresa dožádané knihovny. Žádající knihovna musí jasně vědět, komu má výpůjčku vrátit, popřípadě od koho získala reprografickou kopii. Na tomto ústřižku musí být signatura dokumentu, počet svazků a datum výpůjčky. I na základě faxové a elektronické žádanky má dožádaná knihovna připravit průvodku, ze které je jasná adresa dožádané knihovny, datum a podmínky výpůjčky. Práce s lokačními značkami (siglami) usnadní jednoznačnou identifikaci nejen žádající, ale i dožádané knihovny.

     Dožádaná knihovna má povinnost upomínat žádající knihovnu, pokud nedodrží stanovenou výpůjční lhůtu.

obsah

2.2.3.2.   Dokument je ve fondu nedostupný

    Dožádaná knihovna má dokument ve fondu, ale ve skladišti není na místě, nemůže jej okamžitě odeslat výpůjčkou nebo zpracovat reprografickou kopii žádající knihovně. Příčiny, proč dožádaná knihovna nemůže dokument ihned půjčit, jsou různé:

• dokument je půjčený nebo rezervovaný (je-li v dožádané knihovně dokument takto rezervovaný pro jiného uživatele, nemá knihovna žádající o výpůjčku MS automaticky přednostní právo na jeho půjčení),

• dokument je dosud nezpracovaný (periodika jsou nesvázaná apod.),

• dokument je ve vazbě či převazbě,

• dokument je dočasně ztracen nebo nezvěstný,

• dokument je ve skladišti, ze kterého nelze po určitou dobu expedovat.

obsah

Dožádaná knihovna musí zjistit příčinu proč nelze dokument ihned půjčit. Na základě zjištění příčiny nemožnosti uskutečnit výpůjčku informuje žádající knihovnu o těchto důvodech.

obsah

2.2.3.3.   Dokument není ve fondu

     Dožádaná knihovna dokument nemá ve fondu. Dožádaná knihovna vrátí žádající knihovně žádanku po zjištění nedostupnosti dokumentu mnohdy nejen ve svém fondu, ale i na území ČR. Pokud žádající knihovna chce, musí dožádaná knihovna, která nemá žádaný dokument ve fondu, na základě bibliograficko-lokačního zjištění dostupnosti dokumentu postupovat žádanku MS knihovně, která jej podle tohoto zjištění má ve svém fondu.

     Dožádaná knihovna uvádí na žádankách MS kódy odpovědí, doporučených IFLA pro MS. Soupis kódů odpovědí, které jsou doporučené pro MS, je v části 1.3.2.1., případně v příloze II. těchto pokynů a je také vystaven na webové stránce NK ČR (http://wwwold.nkp.cz).

     Dožádaná knihovna vede evidenci o činnosti MS podle požadavků NCMS ČR. Evidence musí kdykoliv umožnit jednoznačně identifikovat kteroukoliv z provedených služeb.

obsah

3.   Mezinárodní meziknihovní služby

     Mezinárodní meziknihovní služby (MMS) se uskutečňují mezi knihovnami ČR a zahraničními knihovnami v souladu s obecně závaznými právními předpisy a doporučeními IFLA⁶.   

Jana Huňová