Před zahájením příprav na druhou implementaci integrovaného knihovnického systému jsme vyhodnotili vlastní pozitivní i negativní zkušenosti s první implementací integrovaného knihovnického systému Aleph 300 a byli jsme v úzkém kontaktu i s řadou zahraničních pracovišť, jejichž zkušenosti pro nás mohly být inspirací.

1. Implementaci systému Aleph 500 předcházela důkladná analýza knihovnických procesů, jejímž výsledkem bylo podrobné schematické znázornění všech základních knihovnických procesů včetně jejich návazností, toků dokumentů i kvantifikace jejich objemů. Rozhodující byly knihovnické procesy, jejich komplexnost, návaznost a zohlednění možností i limitů systému Aleph 500 s tím, že celý systém musí být implementován s maximálním ohledem na pohodlí uživatelů NK. Od počátku bylo velmi důležité, že automatizace knihovnických procesů byla řešena jako společný problém všech zainteresovaných pracovišť, a všem zúčastněným bylo zřejmé nejen to, jak se určité řešení projeví na jejich vlastních pracovištích, ale i to, jak jím bude ovlivněn celek. V první fázi byly optimálně namodelovány všechny procesy, o jejich organizačním začlenění se rozhodovalo až později. Intenzivní a velmi otevřená komunikace přinesla nejen “vtažení” všech zainteresovaných útvarů do implementace vlastního systému, ale i lepší vzájemné pochopení procesů a problémů souvisejících útvarů. K integraci knihovnických procesů tedy již do značné míry došlo před vlastním nasazením systému, což bylo velmi dobré, neboť nám později umožnilo soustředit se jen na “technické” problémy.

2. Od počátku jsme počítali s tím, že systém musí být implementován v celých linkách (= linky získávání, zpracování a zpřístupňování zdrojů, neboť NK je klasickou hybridní knihovnou pracující s vlastními i externími zdroji) najednou a že úroveň technické vybavenosti a školení by měla být na všech úsecích rovnocenná, neboť jakýkoli slabý článek znamená oslabení celku.

3. Cílem bylo uložení maxima údajů do společné báze takovým způsobem, aby byly prostřednictvím sítě snadno dostupné všem zainteresovaným pracovištím a (s výjimkou služebních údajů) i uživatelům NK a umožnily redukci lokálních papírových evidencí.

4. Snažili jsme se omezit tisky na nejnutnější minimum – především na ty oblasti, kde jsou tisky právním dokladem o existenci dokumentu a/nebo o jeho předání mezi jednotlivými útvary. Tisk katalogizačních lístků i záznamů pro lokální evidence byl dramaticky redukován.

5. K významným změnám došlo v rovině organizace práce a zjednodušení a narovnání fyzických toků dokumentů. Zásadní organizační změnou bylo přesunutí zpracování zahraniční literatury (včetně bohemikální) z odboru zpracování fondů do odboru doplňování fondů. Jedná se o přechodnou etapu, resp. první krok k cílovému stavu, kterým je vytvoření komplexního pracoviště zahraniční literatury (doplňování, jmenné zpracování, věcné zpracování) v předpokládaném časovém horizontu několika let. Předpokladem integrace věcného zpracování je existence funkčních a dostatečně obsáhlých souborů věcných autorit a výrazná převaha záznamů přebíraných z externích bází dat nad originální katalogizací. Uvedená organizační změna přinesla značné zjednodušení fyzických toků zahraničních knih, dokumentů na speciálních nosičích se s ohledem na specifika popisu jednotlivých dokumentů nedotkla. U domácí produkce, kde NK je a v budoucnu bude garantem za tvorbu kvalitních originálních bibliografických záznamů, nebylo možné přistoupit (s výjimkou přesunu ukládání údajů o jednotkách) k zásadním organizačním změnám, přesto však i zde došlo k významné racionalizaci – zpracovatelské útvary dříve rozptýlené v různých, místně značně vzdálených, křídlech i patrech Klementina, se podařilo soustředit do jednoho místa, což znamenalo nejen zjednodušení toků dokumentů, ale i významnou změnu organizace práce, která se již na některých pracovištích projevila zrychlením procesu zpracování dokumentů. Soustředění pracovišť v jednom místě vyžadovalo přestěhování zhruba šedesáti lidí. Jejich kanceláře byly nově upraveny a ve většině případů vybaveny novým nábytkem vyhovujícím pro práci s PC. Úprava dalších pracovišť bude pokračovat v roce 2001.

Průběžně probíhá monitorování důsledků optimalizace knihovnických procesů. Po zhruba půlroční zkušenosti se neobjevily žádné závažné problémy, před půl rokem navržené a realizované modely linek zůstávají po provozním prověření prakticky beze změn. Úsilí věnované přípravě přechodu na nový systém se nepochybně vyplatilo. Nejcennějším výsledkem je ale trvalý a otevřený dialog vedení knihovnických útvarů a společné řešení problémů v celých linkách.

V Alephu 300 byl budován nejen hlavní elektronický katalog NK, ale také řada dalších bází dat. Cílem bylo samozřejmě převést všechny báze pod nový systém. Usoudili jsme, že pro převod nejdůležitější a nejvíce využívané báze dat, elektronického katalogu NK, je nejvhodnější dobou začátek letních prázdnin. Tomuto termínu pak byly přizpůsobeny termíny pro konverze dalších bází. Již v březnu byla dokončena konverze báze pro analytický popis článků z českých novin a časopisů. Tato báze, čtenáři hojně využívaná, byla dlouhou dobu budována ještě pod systémem CDS/ISIS. Vzdálený přístup k datům čtenářům zajišťovaly každodenní konverze do Alephu 300. Tento provizorní a nevyhovující stav byl důvodem pro urychlení přechodu této báze pod Aleph 500. Přechodem na Aleph 500 obdobně byly odstraněny do té doby provizorní a nevyhovující procedury, pomocí nichž se vytvářela báze národních autorit. Paralelně probíhala také konverze báze Slovanské knihovny, která je z hlediska Alephu zcela samostatnou knihovnou. S výjimkou akvizičního modulu využívá všechny hlavní funkce, a proto posloužila i jako model pro konverzi báze NKC, elektronického katalogu NK, která byla konvertována na začátku července. Protože přechod na nový systém vždy znamená nutnost řešení řady problémů a zvýšené riziko nestandardního fungování systému, rozhodlo vedení knihovny o uzavření NK pro čtenáře v průběhu celého července.

Na podzim byla ještě konvertována báze ISN pro záznamy dokumentů, jejichž vydání bylo vydavateli/nakladateli ohlášeno národním agenturám ISBN a ISMN. Byly zahájeny práce na bázi dat knihovny knihovnické literatury.

Převod bibliografických záznamů české knižní produkce 20. století do digitální podoby umožní jejich široké zpřístupnění. Důsledné respektování platných mezinárodních standardů zajistí snadné a okamžité využití záznamů doma i v zahraničí. Podchycení české knižní produkce 20. století je významným příspěvkem České republiky do programů Mezinárodní dostupnosti publikací (UAP) a Mezinárodní bibliografické kontroly (UBC). Snadná dostupnost záznamů české knižní produkce na CD-ROM i na internetu (báze dat NK a největší světový souborný katalog WorldCat) posouvá NK na jedno z předních míst na žebříčku národních bibliografických agentur. Zpracované záznamy jsou snadno využitelné pro retrospektivní konverzi katalogů knihoven s univerzálními fondy obsahujícími vysoké procento české knižní produkce. Protože takových knihoven je u nás hodně, finanční úspora bude značná. Využití záznamů NK zároveň podstatně zkvalitní úroveň katalogů menších českých knihoven i té části katalogů zahraničních knihoven, která zachycuje bohemikální produkci.

CASLIN – Souborný katalog ČR (dále jen SK ČR) byl v průběhu roku 1999 konvertován do vlastního systému, byla dokončena základní aplikace v systému ORACLE pro záznamy tištěných monografií. V průběhu roku 2000 byly testovány aplikace pro záznamy seriálů a speciálních druhů dokumentů. Vývoj vlastních aplikací pro SK ČR dává nejen možnost rozvoje nových technologií v souladu se světovými trendy, ale také aktuálně řeší možnost kvalitní správy SK ČR a rozvoj služeb poskytovaných v rámci SK ČR jak pro čtenáře, tak pro knihovníky. Aktivním účastníkům SK ČR s příslušnými přístupovými právy dává, kromě vyhledávání, možnost exportu záznamů a online sdílené katalogizace v připraveném formuláři.

Souborný katalog zahraničních periodik je jako báze KZP (Katalog zahraničních periodik) přístupná na internetu od roku 1994. K 31. 12. 2000 báze obsahovala 59 000 titulů s vročením 1527–2000. Růst počtu titulů v letech 1995–2000 ukazuje níže uvedený graf:

Lístkový souborný katalog zahraničních monografií obsahuje asi 2,6 milionů záznamů. Jeho budování bylo zahájeno v roce 1965, v roce 2000 byl uzavřen (poslední záznamy monografií doplňované do lístkového souborného katalogu jsou s vročením 2000).