V této oblasti je třeba vyzdvihnout dvě významné skutečnosti:
Zpracování nových přírůstků do fondů Národní knihovnyVe zpracování dokumentů nově získaných do fondů Národní knihovny se v roce 1998 podařilo zcela odstranit letitý skluz ve jmenném i věcném zpracování knih a výrazně snížit skluz ve zpracování speciálních dokumentů. Zpracování nyní probíhá plynule, doba zpracování se zkrátila.
Pro oblast retrospektivní konverze katalogů je zásadním mezníkem zpřístupnění všech hlavních katalogů Národní knihovny v elektronické podobě (cca 5 milionů záznamů) pro místní uživatele v Klementinu i pro vzdálené uživatele prostřednictvím internetu.
Retrospektivní konverze katalogů Národní knihovnyCílem roku 1998 bylo odstranit letitý skluz ve zpracování knižní produkce a snížit skluz ve zpracování speciálních dokumentů. Likvidace skluzu ve zpracování knižní produkce byla s ohledem na počet knih určených ke zpracování ve vymezeném časovém limitu nesmírně náročná, protože zpracovatelské kapacity jsou dimenzovány na zpracování běžného přírůstku. Úkol se podařilo splnit, zpracování nyní probíhá plynule a doba zpracování se zkrátila.
Skluz ve zpracování speciálních dokumentů se výrazně snížil, termínem pro úplné odstranění je rok 1999. Oblast speciálních dokumentů čeká v roce 1999 významná transformace v souladu se závěry a doporučeními Mezinárodní konference o národních bibliografických službách (Kodaň, listopad 1998). Velmi důležitým okruhem budou zejména elektronické zdroje (místní i vzdálené).
Pro zpracování přírůstků bylo využíváno externích zdrojů: záznamů z knihoven kooperujících na národní bibliografii a služeb OCLC.
Analytické zpracování a vazba na plné texty dokumentůSystémová investiční dotace MK ČR umožnila dokončit úkol započatý v roce 1997 - skenování hlavních katalogů Národní knihovny a jejich zpřístupnění v obrazové podobě v budově Klementina. Významným předělem je zpřístupnění všech naskenovaných katalogů nejen místním uživatelům knihovny, ale i vzdáleným uživatelům prostřednic-tvím internetu (http://katif.nkp.cz).
Naskenované katalogy jsou využívány velmi intenzivně (až 1000 přístupů denně). Můžeme tedy bez nadsázky hovořit o významném mezníku v otevírání katalogů (a je-jich prostřednictvím i fondů) Národní knihovny místním i vzdáleným uživatelům. Za zmínku stojí, že přístup do některých lístkových katalogů knihovny byl (s ohledem na jejich unikátnost a historickou hodnotu) dříve i pro návštěvníky Klementina limitován.
Zpřístupnění katalogů v obrazové podobě byla Národní knihovna schopna uskutečnit díky zvolené modulární technologii RETROKON (skenování - přepis - strukturování do formátu UNIMARC) relativně levně a rychle. Jde však pouze o první krok, plné otevření fondů Národní knihovny (možnost jejich vícehlediskového prohledávání podle jmenných i věcných selekčních prvků) vyžaduje dokončení retrospektivní konverze katalogů, tj. jejich převod do strukturované podoby (formát UNIMARC).
Úspěšně probíhá retrospektivní konverze české knižní produkce 20. století. Výsledkem kooperace Národní knihovny, Moravské zemské knihovny a všech státních vědeckých knihoven je v roce 1998 dalších více než 100 000 kvalitních bibliografických záznamů. Retrospektiva české národní bibliografie ve formátu UNIMARC již sahá zpět do roku 1945.
S ohledem na omezené finanční prostředky však probíhá velmi pomalu retrospektivní konverze generálního katalogu univerzálního knihovního fondu (v roce 1998 pouze 30 000 záznamů), což velice komplikuje spuštění a provoz automatizovaného výpůjčního systému. Tomu alespoň zčásti napomáhá tzv. retrospektivní konverze živého fondu, tj. zhotovování elementárních záznamů na všechny půjčované publikace, pokud ještě nemají v databázi dříve zhotovený záznam. Tím se podaří časem obsáhnout nejčastěji půjčované jádro knihovního fondu, i když po zveřejnění naskenovaných katalogů Národní knihovny se staly nově předmětem zájmu a častých výpůjček další, dříve málo využívané okruhy knihovního fondu včetně orientální literatury.
Retrospektivní konverze katalogů Národní knihovny je s ohledem na jejich rozsah i charakter procesem velmi náročným a dlouhodobým. Je třeba dobře volit priority a hledat cesty ke zpřístupnění zkonvertovaných záznamů v různých fázích a jejich napojení na výpůjční systém. Optimální průběh retrospektivní konverze v knihovně a operativní zveřejňování výsledků jednotlivých etap vyžaduje zapojení komplexního informačního systému.
Národní autorityAnalytické zpracování (záznamy článků z českých novin a časopisů) se v roce 1998 nepodařilo převést do systému ALEPH, jak bylo plánováno. Důvody jsou především finanční a technické ? nedostatečné hardwarové zajištění, dlouhá odezva na síti, problémy se stávající verzí systému ALEPH. Převod agendy, kde je nezbytná maximální aktuálnost, do stávající verze systému ALEPH s nedostatečným technickým zabezpečením by byl velmi riskantní a mohl by ohrozit nejen analytické zpracování, ale i zpracování knih a speciálních dokumentů. Proto bylo rozhodnuto uskutečnit převod analytického zpracování až po implementaci nové verze systému ALEPH (ALEPH 500). Prozatím jsou záznamy ukládány v systému CDS/ISIS a konvertovány do systému ALEPH, kde jsou přístupné s jednodenním zpožděním.
Analytické záznamy vznikající v rámci celorepublikového kooperačního systému (delimitace činností probíhá v rovině regionální i oborové, kooperace se v roce 1998 rozšířila o další instituce) byly experimentálně propojeny se záznamy plných textů (zejména novinových článků) na internetu. Po uzavření volného přístupu k plným textům článků a jeho komercionalizaci probíhají experimenty s využitím komerčních zdrojů s cílem nalézt způsob, jak je zpřístupnit uživatelům knihoven za přijatelné ceny.
V roce 1998 se Národní knihovna začala systematicky věnovat tvorbě a údržbě záznamů jmenných autorit. Současná verze systému ALEPH neumožňuje vytvářet standardní záznamy autorit (podle formátu UNIMARC/Autority) a propojit je s bibliografickými záznamy. Práce proto musely probíhat paralelně (a často duplicitně) ve speciální bázi nadefinované pro záznamy jmenných autorit (AUJ) a v přístupových souborech k hlavní bibliografické bázi Národní knihovny (NKC). V technicky velmi složitých podmínkách se podařilo vytvořit základ jmenných autorit pro personální autory ze dvou hlavních zdrojů - úprava a doplnění přístupových souborů k bázi NKC a převod externích zdrojů do formátu UNIMARC/Autority (Kuncova kartotéka, Kdy zemřeli). Proběhly přípravné práce pro tvorbu záznamů jmenných autorit pro korporace. Základ národních autorit je zpřístupněn na internetu i prostřednictvím CD-ROM. Katalogizační standardy
V době likvidace skluzu ve zpracování byl rozvoj standardizace a katalogizační politiky omezen na minimum, což se projevilo negativně ve jmenném i věcném zpracování. Přesto bylo vydáno nebo dokončeno a k vydání připraveno několik důležitých dokumentů, další otevřené okruhy byly rozčleněny a připraveny k připomínkování, resp. dokončení.
Byl dokončen a předán do tisku překlad manuálu AACR2R a UNIMARC : příručka pro praktickou katalogizaci s příklady. Jedná se o rozsáhlý materiál s množstvím příkladů, který se stane základem pro systematická školení problematiky formátu UNIMARC a pravidel AACR2R v ČR.
Rozvíjela se práce nových pracovních skupin a došlo k dohodě o zrušení obecné zastřešující skupiny pro jmenné zpracování, neboť diferencovaným potřebám jmenného zpracování lépe odpovídá ustanovení následujících pracovních skupin: pracovní skupina pro jmenné zpracování knih, pro seriály, neknižní dokumenty a hudebniny, kartografické dokumenty, elektronické zdroje a pro analytické zpracování.
Pracovní skupina pro věcné zpracování zůstala s ohledem na průřezový charakter věcného zpracování zachována v nezměněné podobě, byly stanoveny hlavní směry možné kooperace českých knihoven na úrovni systematického i předmětového selekčního jazyka. Pracovní skupiny i Rada pro katalogizační politiku budou nově jmenovány na počátku roku 1999.
Byly stanoveny nové, operativnější mechanismy kooperace v rámci pracovních skupin s maximálním využitím možností internetu.
Národní knihovna pravidelně spolupracuje v oblasti zpracování s kolegy z dalších českých knihoven (kooperační programy, pracovní skupiny, konzultace), spolupráce s kolegy ze zahraničních knihoven je dnes již také samozřejmostí, roste počet domácích i zahraničních návštěv zajímajících se v Národní knihovně právě o problematiku zpracování.
Národní knihovna se aktivně účastní práce IFLA. Od roku 1997 má zastoupení v Standing Committee for Bibliography, v závěru roku 1998 byla pracovnice Národní knihovny jmenována členem korespondentem Permanent UNIMARC Committee. Pracovnice odboru zpracování fondů přednesly dva referáty na konferenci IFLA ´98 (Amsterodam, srpen 1998).
Dvě pracovnice se zúčastnily významné konference International Conference on National Bibliographic Services (Kodaň, listopad 1998), kde se rozhodovalo o doporu-čeních pro národní bibliografie.
Národní knihovna byla hlavním odborným garantem a připravila polovinu příspěvků (druhou polovinu přednesli pracovníci Národní a univerzitní knihovny v Lublani) mezinárodního semináře o retrospektivní konverzi katalogů, který proběhl v dubnu v Praze. Seminář inicioval i financoval Open Society Institute.
Zpracování periodikV dubnu 1998 připravili pracovníci Národní knihovny společně se zástupci OCLC seminář o využívání báze OCLC jak pro své pracovníky, tak pro pracovníky MZK a všech SVK. V průběhu roku proběhl v MZK a všech SVK experiment s využíváním báze OCLC pro vyhledávání a katalogizaci. Národní knihovna využívá záznamy OCLC pro katalogizaci zahraničních dokumentů pravidelně, v závěru roku 1998 proběhlo vyhodnocení využití služeb OCLC. Národní knihovna již pravidelně posílá záznamy souběžné České národní bibliografie do báze OCLC, v roce 1998 předala do OCLC též 200 000 záznamů českých knih z retrospektivní konverze.
Od roku 1998 jsou nové tituly zpracovávány v modulu katalogizace systému ALEPH. Byla dokončena konverze českých a zahraničních titulů z Výměnného formátu v CDS/ISIS do formátu UNIMARC. Pro Českou národní bibliografii byla připravena data ve formátu UNIMARC. V souladu s koncepcí věcného zpracování v Národní knihovně dochází ke změně věcného zpracování. Kromě tištěných dokumentů jsou katalogizována periodika na mikrofilmech a CD-ROM.
Pro běžnou evidenci periodik (kromě povinného výtisku) je používán modul správy seriálů systému ALEPH.